Dal 29 novembre dello scorso anno anche le società (costituite già dal 29 novembre 2008) hanno l'obbligo di comunicare la PEC (Posta elettronica certificata) al Registro delle Imprese, secondo quanto stabilito dalla legge n.2 del 28 gennaio 2009 e ancor prima dal Decreto Legge n.185 del 29 novembre 2008 (art. 16, co 6). Ma che cos'è esattamente la PEC? Come funziona? Quali sono i suoi vantaggi? Cosa rischiano le società che non comunicano o tardano la comunicazione della stessa? Cerchiamo di trovare una risposta a tutte le nostre domande.
Cos'è la PEC?
Come già anticipato, PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. Si tratta di uno strumento di comunicazione del tutto simile alla normale posta elettronica, ma dotato di un protocollo particolare per garantire la certificazione della trasmissione nonché la sua sicurezza. Inoltre, il tutto ha una validità giuridica alla pari della tradizionale raccomandata A/R in formato cartaceo.
Chi ha l'obbligo di richiedere una PEC e di darne comunicazione?
La PEC deve essere obbligatoriamente richiesta e poi comunicata al Registro delle Imprese da tutte le società di persone e di capitali. Sono invece esclusi da tale obbligo le imprese individuali e quelle non costituite a carattere societario. Tutte le società di nuova costituzione hanno ora l'obbligo di richiedere immediatamente una PEC, da comunicare al Registro delle Imprese contestualmente alla richiesta di iscrizione al medesimo registro: se ciò non avviene in un primo momento l'iscrizione al Registro viene sospesa. Qualora la regolarizzazione non avvenisse in tempi brevi, verrà proprio negata la possibilità di iscriversi al Registro. L'iscrizione della PEC al Registro delle Imprese (nonché la variazione della stessa) è del tutto gratuita. Per fare ciò è necessario essere in possesso di firma digitale e collegarsi alla pagina dedicata del sito Infocamere, o attraverso i siti ComunicaStarweb o ComunicaFedra. Se invece non vogliamo collegarci via web, possiamo affidarci ad un nostro consulente.
Per ora non sono previste sanzioni espressamente dedicate all'omissione di tale comunicazione. Per cui si applica, in maniera più generica, la normativa di cui all'articiolo 2630 del Codice Civile, così come è stato modificato dal Decreto Legge n.61 dell'11 aprile 2002, relativa all'omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi. Questa, nello specifico, prevede una sanzione amministrativa pecuniaria a carico di chi omette di effettuare comunicazioni, denunce o depositi al Registro delle Imprese nei limiti di tempo e secondo le modalità previste, che può variare da un minimo di €206 a un massimo di €2.065.
Come si richiede una PEC?
In base alle proprie esigenze, potremo scegliere il gestore PEC che preferiamo per l'attivazione della posta elettronica certificata. Esistono varie possibilità: possiamo richiederla ai siti governativi istituzionali, usando i portali ufficiali, o scegliendo i servizi offerti sia da gestori per le imprese autorizzati che da società di servizi informatici. Per non rischiare di creare troppa confusione è consigliabile tenere separata la gestione di email classiche da quelle certificate, dato che le seconde, una volta inviate, genereranno di conseguenza molti messaggi di notifica e relativi allegati. Una volta che la PEC è attiva, la sua esistenza va debitamente comunicata al Registro delle Imprese secondo le modalità prima descritte.
Come funziona la PEC?
Quando inviamo una PEC, il gestore della nostra posta elettronica si occupa di inviarci una ricevuta dell'avvenuta o mancata trasmissione del messaggio in questione al destinatario. Tale ricevuta ha valore legale ed è in grado di indicare con esattezza il momento in cui la PEC è stata inviata. In seguito, il gestore del destinatario ci farà avere una mail di comunicazione dell'avvenuta consegna del messaggio nella casella del destinatario, sempre indicandone l'esatto momento. Tutte le ricevute e i messaggi vanno conservati per trenta mesi. Se una ricevuta di consegna viene smarrita, si può richiedere la sua tracciabilità al gestore della nostra PEC. Questo, infatti, conserverà le tracce informatiche delle comunicazioni per trenta mesi e le stesse hanno sempre lo stesso valore legale.
Quali sono i principali vantaggi della PEC?
Le mail sono più sicure e sapremo sempre se le nostre comunicazioni, a volte contenenti anche documenti importanti, sono state correttamente inviate e hanno raggiunto i destinatari a cui erano rivolte. Inoltre, come già detto, al pari delle classiche raccomandate con ricevuta di ritorno, le PEC hanno un valore legale, a differenza delle loro colleghe mail non certificate. I costi di invio di una PEC sono contenuti rispetto alle raccomandate cartacee, soprattutto se si tratta di invio di svariate pagine di documentazione che diversamente, in un ufficio postale, avrebbero aumentato il peso e quindi il costo di invio.